Standard- oder Low-Code-ERP: Das ist für die Entscheidung wichtig

Das führt dazu, dass selbst kleinste Händler heute ein Warenwirtschaftssystem (WWS) benötigen, in dem die Informationen und Güterströme des Unternehmens organisiert und gesteuert werden. Hier stehen die Bereiche Warenbeschaffung (Einkauf und Wareneingang), Warenorganisation (Bestandsmanagement und Lagerwirtschaft) und Warenabsatz (Verkauf und Warenausgang) im Mittelpunkt.Wächst das Handelsunternehmen und mit ihm der Kundenstamm, die Warenvielfalt und die dahinterliegenden Prozesse, stößt ein reines WWS an seine Grenzen. Spätestens jetzt müssen weitere Ressourcen einbezogen werden, die für eine ganzheitliche Unternehmensbetrachtung und betriebswirtschaftliche Steuerung erforderlich sind. Hierzu zählen u.a. die Personalverwaltung und Lohnbuchhaltung, Betriebsmittel- und Materialplanung, ein CRM- oder ein Dokumenten-Management-System. Hier übernimmt dann das Enterprise-Resource-Planning (ERP)-System.

Standardsysteme punkten mit Preis und schneller Implementierung

Heute tummeln sich auf dem Softwaremarkt unzählige, speziell auf den E-Commerce zugeschnittene WWS- und ERP-Systeme für alle Unternehmensgrößen. Kleine Händler starten mit einer kostenlosen WWS-Lösung, die Handelsriesen mit verschiedenen Verkaufskanälen und komplexen Prozessen setzen auf Standardlösungen ebenfalls großer Softwarehäuser wie SAP.Alle Lösungen werben damit, die Anforderungen, Aufgaben und Wünsche der Onlinehändler genaustens zu kennen und demzufolge perfekt abbilden zu können. Dem möchte ich auch gar nicht widersprechen. Die Softwarelösungen sind zum Großteil hochstandardisiert und wurden mit den Jahren und Erfahrungswerten mit immer mehr Funktionen und Schnittstellen ausgestattet.

Standardsoftware hat ihre Vorteile:

• Kosteneffizienz: Standard-Softwarelösungen sind in der Regel kostengünstiger als maßgeschneiderte Lösungen, da die Entwicklungskosten auf mehrere Kunden verteilt werden. Dies ist besonders vorteilhaft für kleine und mittlere Unternehmen mit begrenztem Budget.

• Schnellere Implementierung: Standard-Software ist bereits entwickelt und getestet. Ihre Implementierung erfordert weniger Zeit im Vergleich zur Entwicklung einer maßgeschneiderten Lösung.

• Best Practices und Funktionalität: Standard-Software basiert oft auf bewährten Best Practices und enthält eine breite Palette von Funktionen, die den Bedürfnissen vieler Benutzer gerecht werden.

• Sicherheit und Stabilität: Da Standard-Software von vielen Nutzern verwendet wird, werden Sicherheitslücken und Bugs in der Regel schneller erkannt und behoben. Dies trägt zur Sicherheit und Stabilität der Software bei.

• Aktualisierungen und Wartung: Anbieter von Standard-Software kümmern sich in der Regel um regelmäßige Updates, Fehlerbehebungen und Sicherheitsaktualisierungen. Benutzer können von diesen Verbesserungen profitieren, ohne eigene Ressourcen aufwenden zu müssen.

• Erfahrung anderer Nutzer: Standard-Software wird oft von einer großen Benutzerbasis verwendet. Dies bedeutet, dass es eine Vielzahl von Ressourcen gibt, wie Foren, Online-Hilfen und Schulungsmaterialien, die anderen Nutzern bei der Verwendung und Lösung von Problemen helfen können.

• Schnellere Schulung: Da Standard-Software oft eine allgemein bekannte Benutzeroberfläche und Funktionen aufweist, ist die Schulung von Mitarbeitern einfacher und schneller.

• Kontinuität und Verfügbarkeit: Da Standard-Software von etablierten Unternehmen entwickelt wird, ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass die Software plötzlich nicht mehr unterstützt wird. Dies bietet eine höhere Kontinuität und Verfügbarkeit der Lösung.

• Risikominimierung: Da die Software bereits erprobt und von vielen anderen Unternehmen verwendet wird, ist das Risiko von Fehlern und Problemen geringer als bei der Entwicklung einer benutzerdefinierten Lösung.

Nachteile von Standard-Systemen

Allerdings bringen Standard-Software-Systeme auch einige Nachteile mit. Zum einen sind sie meist mit Funktionen überladen, überfordern Nutzer und Administration oder kommen bei detaillierten, individuellen Prozessen schnell an ihre Grenzen oder können diese gar nicht erst wie gewünscht abbilden.

Zum anderen sind individuelle Anpassungen – wenn überhaupt möglich – sehr zeit- und kostenintensiv. Braucht ein Onlinehändler eine spezielle Funktion oder muss einen besonderen Prozess abbilden, die die Standard-Software nicht innehat, so muss er entweder tief in die Tasche greifen oder warten, bis der Hersteller die Funktion integriert hat.Theoretisch könnte er für spezielle Funktionen auch externe Drittlösungen nutzen, die mit Hilfe einer API angedockt werden. Das verursacht nicht nur Kosten, sondern führt zu Software-Wildwuchs. Solche individuellen Prozesse sind gar nicht so selten, wie das folgende Beispiel zeigt.

Praxisbeispiel Obstbaron

Obstbaron ist ein deutschlandweiter Lieferant von frischen und individuell zusammengestellten Obst- und Gemüsekörben für kleine, mittlere und große Unternehmen. Über ein Franchise-System werden von fünf Standorten aus 15 Städte direkt versorgt, das gesamte Bundesgebiet per Versand. Insgesamt werden aktuell über 900 Unternehmen mit einem Abo regelmäßig beliefert. Die Bestellung läuft hauptsächlich über den Webshop ab, wo sich die Kunden zwischen Standard-Obst- oder/und Gemüsekörben oder einer selbst zusammengestellten Konfiguration entscheiden können.

Der Handel mit frischen Lebensmitteln stellt immer eine besondere Herausforderung dar, die durch ein ERP-System abgebildet werden muss. So kommt es vor, dass bestimmte Obstsorten aufgrund von saisonalen Einkaufsengpässen oder Qualitätsproblemen nicht verfügbar sind und die Konfigurationen und Abonnements vorübergehend angepasst werden müssen.

Die größte Herausforderung ist die abonnementbasierte, regelmäßige Lieferung. Wird ein Korb wöchentlich an einem Donnerstag geliefert und ist der Donnerstag ein Feiertag, dann müsste im Grunde mittwochs oder freitags geliefert werden. Oft sind die Tage nach den Feiertagen aber Brückentage. Es ist also kaum jemand im Büro. Von diesen Sonderfällen und Szenarien gibt es viele. Eine Standardsoftware kann solche Sonderfälle nicht oder nur mit sehr viel Aufwand korrekt abbilden.

Low-Code: Konfigurieren statt programmieren

Dort wo Standard-Software an ihre Grenzen stößt, übernimmt eine neuartige Methode der Softwareentwicklung: Low-Code. Die Low-Code-Entwicklung propagiert das Erzeugen von Anwendungen nahezu ohne handgeschriebenen Programmcode durch einfaches Zusammenklicken vorgefertigter Softwarebausteine. "Konfigurieren statt programmieren" lautet die zugrundeliegende Idee. Möglich wird dies durch Low-Code-Plattformen.

Dabei bezieht sich "low" nicht auf die Qualität des finalen Programmcodes, sondern auf die Code-Erstellung. Im Low-Code-Development werden Applikationen mithilfe einer grafischen Benutzeroberfläche aus fertigen Software-Bausteinen in der Cloud „zusammengesteckt“. Business-Applikationen wie ERP-Systeme werden im Unternehmen nach einer Art Baukastenprinzip vollständig ohne oder mit nur wenig Programmieraufwand zu einer maßgeschneiderten Lösung "konfiguriert". Der Anteil manueller Code-Entwicklung ist im Vergleich zur konfigurierten Code-Menge gering, also "low". Dieser Ansatz reduziert den Aufwand und die Kosten bei Planung, Entwicklung und Roll-out erheblich.

Was aber viel wesentlicher ist: Der Ansatz nutzt fertige Bausteine, die grundsätzlich in jeder ERP-Lösung wiederkehren und die zu einem Grundsystem zusammengefügt werden. Damit lassen sich bis zu 90% der Prozesse jedes Onlinehändlers bereits abbilden. Die restlichen 10% (im Durchschnitt) werden dann von Mitarbeitern des Händlers und ERP-Experten individuell konfiguriert, so dass jeder Prozess zu 100% umgesetzt werden kann. Eine solche Low-Code-Plattform verhalf auch Obstbaron zu einer neuen, maßgeschneiderten ERP-Lösung aus der Cloud.

Fazit

Die Wahl zwischen einer Standardsoftware und einer individuellen Low-Code-Lösung hängt stark von den spezifischen Anforderungen und Zielen eines Handelsunternehmens ab. Für Unternehmen mit eher gängigen Geschäftsprozessen und begrenztem Bedarf an Anpassungen kann eine Standardsoftware eine kosteneffiziente und zeitsparende Option sein. Diese bietet bereits vordefinierte Funktionen und bewährte Arbeitsabläufe.

Andererseits profitieren Unternehmen mit komplexeren oder einzigartigen Geschäftsprozessen von einer maßgeschneiderten Low-Code-ERP-Lösung. Diese ermöglicht eine Skalierung und tiefgreifende Anpassung ohne viel Programmieraufwand, um den individuellen Anforderungen gerecht zu werden. Jede Anpassung kann innerhalb kürzester Zeit umgesetzt werden. Oft genügt nur das Hin- und Herschieben von Bausteinen.

Die Entscheidung sollte also sorgfältig getroffen werden, wobei eine gründliche Analyse der Unternehmensbedürfnisse und eine Kosten-Nutzen-Bewertung unerlässlich sind.

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