Arbeitszeiterfassung – Was Unternehmen jetzt beachten müssen
Die neue Regelung zur Arbeitszeiterfassungspflicht zwingt deutsche Unternehmen jetzt zum Handeln: Das Bundesarbeitsgericht (BAG) entschied im September 2022, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, ein System zur Erfassung der geleisteten Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten einzuführen. Lisa Kamrath, Head of Product des Zahlungsdienstleisters Vert, erklärt in diesem Gastbeitrag, wie das am besten gelingt und was Händler bei diesem Thema beachten sollten.
Was genau bedeutet Arbeitszeiterfassungspflicht?
Für Unternehmer hat die Zeiterfassung den Vorteil, dass sie die Auslastung ihrer Mitarbeiter besser überblicken können. Das bedeutet, dass Beginn, Dauer und Ende der Arbeitszeit dokumentiert werden müssen. Dies gilt auch für Pausenzeiten und Überstunden. Die Pflicht kann an die Mitarbeiter selbst übertragen werden, jedoch muss der Arbeitgeber sicherstellen, dass die Arbeitszeiterfassung auch tatsächlich durchgeführt wird und den Angestellten ein geeignetes Tool zur Verfügung stellen.
Der Referentenentwurf sieht grundsätzlich eine elektronische bzw. digitale Art und Weise der Arbeitszeiterfassung vor. Eine analoge Form der Zeiterfassung soll für Kleinunternehmen mit weniger als zehn Angestellten möglich bleiben.
Arbeitszeiterfassung ist für die meisten Arbeitgeber und -nehmer allerdings nichts Neues. Befragungen von Beschäftigten in Unternehmen in den letzten Jahren haben gezeigt, dass es in Deutschland nur wenige Betriebe gibt, die noch keine Form der Arbeitszeiterfassung eingeführt haben. Schon im Jahr 2018 gab es bei 55% der befragten Beschäftigten in deutschen Unternehmen Regelungen zu Arbeitszeitkonten, und die Nutzung hat in den letzten Jahren kontinuierlich zugenommen. Die Mehrheit der Unternehmen dokumentiert somit bereits die Arbeitszeit der Mitarbeiter.
Firmenkultur prägt Vorgehen bei der Zeiterfassung
Oft hat die gelebte Unternehmenskultur einen enormen Einfluss auf die Frage, ob und wie Arbeitszeiten erfasst werden. Welche Arbeitszeitmodelle bietet das Unternehmen den Beschäftigten an? Wie flexibel sind die Mitarbeiter in der Einteilung ihrer Arbeitszeiten? Und so basiert auch der aktuelle Diskurs rund um die Arbeitszeiterfassungspflicht auf verschiedenen Realitäten, denn was in großen Unternehmen mit entsprechenden Ressourcen, Systemen und Prozessen längst gelebt wird, wird von kleineren Unternehmen oft als großer bürokratischer Aufwand empfunden, den es nun zu bewältigen gilt.
Dennoch ist Arbeitszeiterfassung auch im Mittelstand dringend notwendig und ein arbeitsrechtlich hochrelevantes Thema. Auf der sicheren Seite sind Arbeitgeber, wenn sie für die Arbeitszeiterfassung eine Methode nutzen, die zur Unternehmensgröße und der Arbeitsweise der Mitarbeiter passt. Wird zum Beispiel im Schichtdienst oder aus dem Homeoffice gearbeitet, sollte das System zur Zeiterfassung dies berücksichtigen können.
Darüber hinaus muss das gewählte System zur Arbeitszeiterfassung bestimmte Kriterien erfüllen: Es sollte für Mitarbeiter frei zugänglich, leicht zu bedienen und vom Arbeitgeber überprüfbar sein.
Herausforderung für kleine Unternehmen
Gerade weil Regelungen zu Arbeitszeitkonten bisher eher in größeren Betrieben Anwendung fanden, müssen sich Verantwortliche in kleinen und mittleren Handelsbetrieben bei der Umsetzung der Arbeitszeiterfassungspflicht jetzt gründlich informieren und dabei einige wichtige Punkte im Auge behalten.
Stichwort Administration: Die Zeiterfassungspflicht bedeutet mehr Verwaltungsaufwand, da Richtlinien und Prozesse entwickelt werden müssen, um die erfassten Daten regelmäßig und gesetzeskonform zu überprüfen, zu verwalten und zu archivieren. Das erfordert Zeit und Ressourcen. Außerdem benötigen Unternehmen geeignete technische Tools oder eine Software, um die Zeiterfassung effektiv und möglichst automatisiert umzusetzen. Hier die passende Lösung zu finden, kann insbesondere für kleine Unternehmen ein komplexes Unterfangen sein.
Mitarbeiter wollen wissen, was wie und warum erfasst wird
Auch das Thema Datensicherheit spielt eine wichtige Rolle, denn bei der Erfassung und Speicherung von Arbeitszeiten müssen datenschutzrechtliche Aspekte beachtet werden. Es ist wichtig sicherzustellen, dass die personenbezogenen Daten der Mitarbeiter vertraulich behandelt werden.
Die Einführung einer Zeiterfassungspflicht in Unternehmen, bei denen dieses Thema bisher keine oder kaum Beachtung fand, kann zudem auf Widerstand bei den Mitarbeitern stoßen. Insbesondere dann, wenn sie das Gefühl haben, dass dadurch ihre Privatsphäre verletzt wird oder die neuen Prozesse zu einer erhöhten Überwachung führen.
Die Frage, was wie und warum erfasst wird, ist nicht ohne Brisanz. Auf der anderen Seite wissen viele Arbeitnehmer aufgrund der aktuellen medialen Berichterstattung um das BAG-Urteil und erwarten, dass ihr Arbeitgeber jetzt entsprechend reagiert. Eine gute Kommunikation und eine Beteiligung der Beschäftigten bei der Einführung der Arbeitszeiterfassung kann hier sicherlich helfen, die Akzeptanz für neue Maßnahmen und auch für digitale Systeme zu schaffen.
Ziel ist eine Win-win-Situation
Wichtig ist, dass Unternehmen die genannten Herausforderungen erkennen und geeignete Maßnahmen ergreifen, um die Zeiterfassungspflicht effektiv und rechtskonform umzusetzen, so dass die lückenlose Arbeitszeiterfassung als Win-Win-Situation für beide Seiten gesehen werden kann.
Der Gesetzentwurf des BMAS besagt deutlich, dass die Erfassung der Arbeitszeiten zwar an die Mitarbeiter delegiert werden kann, die Verantwortung für eine ordnungsgemäße Zeiterfassung aber allein beim Arbeitgeber liegt. Abzuwarten bleibt jedoch, wie der verabschiedete Gesetzentwurf in seiner finalen Version aussehen wird. Erst dann ist klar, was Unternehmen verbindlich beachten müssen, um gesetzeskonform zu handeln.
Digitale Lösungen sparen Zeit und Geld
Die Auswahl eines geeigneten und für den individuellen Betriebsablauf passenden Arbeitszeiterfassungstools ist entscheidend: Hier kann viel Geld und auch Zeit gespart werden – vor allem in kleinen Unternehmen, wo zusätzlicher Zeitaufwand auf wenige Schultern verteilt wird und meist besonders weh tut.
Um die Fehleranfälligkeit des Systems zur Arbeitszeiterfassung zu minimieren, sollten also insbesondere kleine Unternehmen auf voll automatisierte digitale Lösungen setzen. Allerdings ist es angesichts der ständig wachsenden Zahl von Anbietern nicht leicht, hier den Überblick zu behalten. Spezielle Software oder cloudbasierte Lösungen zur Erfassung aller Arbeitszeiten der Mitarbeiter – wie es das kommende Gesetz in seiner verabschiedeten Form höchstwahrscheinlich vorsehen wird – passen oft nicht ins Budget und die Suche nach Alternativen jenseits von Excel & Co. beginnt.
Hier gilt es nach digitalen Lösungen Ausschau zu halten, die mit geringen zusätzlichen Investitionen verbunden sind und sich einfach in die bestehende IT-Systemlandschaft integrieren lassen. Vor allem in kleinen Unternehmen ohne eigene IT-Abteilung sollte man darauf achten, dass für die Implementierung und Bedienung kein Profi von Nöten ist.
Die Rolle von Zahlungsdienstleistern
Zahlungsdienstleister haben in den letzten Jahren die reine Zahlungsannahme in umfassende Dienstleistungspakete integriert, die viele Aspekte des Zahlungsverkehrs und der täglichen Geschäftsabwicklung abdecken. Neben den bereits gängigen Lösungen für bargeldlose Bezahlprozesse am Point of Sale werden zusätzliche Services bereitgestellt, die das Finanzmanagement und den Geschäftsalltag im Allgemeinen erleichtern. Das Thema Arbeitszeiterfassung sollte hierbei keine Ausnahme bilden.
Einige Zahlungsdienstleister bieten ihren Kunden beispielsweise Zahlungsterminals an, die nicht nur bargeldlose Bezahlung abwickeln, sondern per vorinstallierter App auch die Zeiterfassung der Beschäftigten in einem Restaurant, einem Geschäft, einer Arztpraxis oder einem sonstigen Betrieb ermöglichen – ganz ohne zusätzliche Software.
Über eine App können sich die Mitarbeiter entweder per Fingerabdruck oder per PIN innerhalb von wenigen Sekunden personalisiert am Gerät anmelden. So kann der Arbeitgeber die Arbeitszeiten automatisch erfassen und dokumentieren. Außerdem können Personalverantwortliche erfasste Zeiten nachtragen und korrigieren – eine Funktion, die der Gesetzesentwurf als verpflichtend vorsieht.
Gastautorin
Lisa Kamrath ist seit Mitte 2022 Head of Product bei Vert und bringt hier, nach Stationen im Team Card Acceptance der Deutschen Bank, ihre Erfahrungen im Bereich bargeldloses Bezahlen mit und verantwortet bei Vert den gesamten Bereich Produktentwicklung. Ihr Ziel ist es, das Potenzial digitaler Bezahllösungen auszuschöpfen und gleichzeitig die Customer-Journey so einfach wie möglich zu gestalten.
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