Datev mahnt mehr Tempo bei der E-Rechnung an
Viele mittelständische Unternehmen in Deutschland sind bei der Umstellung auf die E-Rechnung nach Einschätzung von Datev noch nicht weit genug. Datev-Chef Robert Mayr warnt laut Haendlerbund.de, dass das Thema besonders bei kleineren Betrieben weiterhin nicht ausreichend im Fokus stehe. Zwar zeigen die Nutzungszahlen deutliches Wachstum, doch gemessen am gesamten Rechnungsaufkommen bleibt der Anteil digital strukturierter Rechnungen nach seiner Einschätzung noch zu niedrig. Für viele Unternehmen wird die E-Rechnungspflicht offenbar vor allem als zusätzliche Belastung wahrgenommen.
Die aktuellen Zahlen verdeutlichen den Wandel, aber auch den Handlungsbedarf: Über Datev-Systeme liefen im ersten Halbjahr 2026 nach Unternehmensangaben bereits mehr als 51 Millionen E-Rechnungen. Im gesamten Jahr 2025 waren es gut 64 Millionen. Mayr bewertet diese Entwicklung zwar als erfreulich, sieht darin aber noch keinen ausreichenden Fortschritt in der Breite. Gerade Kleinstunternehmen sowie kleinere und mittlere Betriebe müssten sich intensiver mit der Umstellung beschäftigen, bevor die gesetzlichen Fristen unmittelbar greifen.
Der regulatorische Zeitplan ist bereits klar vorgegeben. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, strukturierte E-Rechnungen zu empfangen; reine PDF-Rechnungen erfüllen diese Anforderung nicht. Die Versandpflicht folgt gestaffelt: Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mindestens 800.000 Euro E-Rechnungen ausstellen. Spätestens 2028 gilt die Pflicht für alle Rechnungen im geschäftlichen Verkehr. Für Online-Händler oberhalb der Umsatzschwelle wird die Umstellung damit ab 2027 verbindlich.
Mayr verweist zugleich auf den praktischen Nutzen digitaler Rechnungsdaten. Sie lassen sich leichter prüfen, Unstimmigkeiten können schneller erkannt werden, und interne Abläufe rund um Rechnungsprüfung und Fehlererkennung lassen sich effizienter digitalisieren. Wer frühzeitig handelt, kann die Umstellung planbar in bestehende Prozesse integrieren, statt kurz vor Ablauf der Fristen unter Druck zu geraten. Für betroffene Unternehmen ist die E-Rechnung damit nicht nur eine gesetzliche Vorgabe, sondern auch ein Anlass, administrative Prozesse strukturiert zu modernisieren.
Die zentrale Botschaft der Datev ist entsprechend deutlich: Der Übergang zur E-Rechnung sollte nicht aufgeschoben werden. Auch wenn die Pflicht schrittweise eingeführt wird, bleibt für viele Betriebe nur begrenzt Zeit, Systeme, Prozesse und Zuständigkeiten anzupassen. Besonders mittelständische Unternehmen, die bislang noch keine umfassende Lösung etabliert haben, sollten die Vorbereitung jetzt priorisieren. Denn mit der gestaffelten Pflicht ab 2027 wird aus einem Digitalisierungsthema zunehmend eine konkrete betriebliche Anforderung mit verbindlichem Zeitplan.
Redakteur
Thomas Rehm ist Redakteur bei etailment und „Der Handel“. Der erfahrene Fachjournalist schrieb zuvor viele Jahre für Titel der dfv Mediengruppe, darunter das Konsumgüter- und Verpackungsportal packaging-360.com, und begleitet heute die Themen Handel, Konsumgüter und Digitalisierung.
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