Marktplätze und ERP - Warum es auf die Automatisierung ankommt

Der Verkäufer stellt anschließend fest, dass er – weil im Frühjahr gefühlt jeder Zweite ein Trampolin bestellt – gar nicht fristgerecht liefern kann. Er meldet dies dem Marktplatz zurück, der diese Kommunikation aber Verkäufer und Kunde überlässt. Marktplätze ticken hier unterschiedlich. Der Verkäufer informiert also den Kunden, dass sich die Lieferung deutlich verzögert. Der Kunde storniert daraufhin auf dem Marktplatz die Bestellung. Der Marktplatz gibt das Storno an den Verkäufer weiter, dieser an seinen Lieferanten, von dem aus die Lieferung direkt an den Kunden gehen sollte. Doch dort lässt sich der Prozess nicht mehr stoppen.

Das Trampolin wird nach Wochen geliefert und muss vom Kunden, der mittlerweile woanders gekauft hat, aufwendig retourniert werden. Das Ergebnis: unnötiger Zeitaufwand und Kosten für den Verkäufer – und womöglich eine schlechte Bewertung.

Bestellungen mit hohem Retourenrisiko ausschließen

Ein solcher Fall mag zwar die Ausnahme bilden, doch er zeigt, wie schnell Prozesse aus dem Ruder laufen können, wenn sie nicht gut verzahnt sind. Eine nahtlose Kommunikation zwischen Marktplatz und ERP kann dies verhindern, weil unter anderem Verfügbarkeiten und Lieferzeiten stets aktuell dargestellt werden.

Mehr noch: Mithilfe von Automatismen können sogar Bestellungen mit hohem Retourenrisiko von vornherein vermieden werden – indem etwa das ERP Aufträge, deren Liefertermin mehr als X Tage in der Zukunft liegt, automatisch ablehnt. Ähnlich ist es bei kombinierten Bestellungen von zum Beispiel drei Produkten. Zwei sind lieferbar, eines nicht. Bei manchen Marktplätzen können aber Aufträge nur komplett angenommen werden. Über eine automatisierte Kommunikation zum ERP lässt sich solch ein Auftrag als Ganzes annehmen und gleichzeitig die nicht lieferbare Position wieder stornieren.

Bestellte Ware wird sofort für den Kunden reserviert

Grundsätzlich bietet die Integration der Marktplatz-Prozesse in das ERP-System den Vorteil, dass mit Auslösung einer Bestellung automatisch ein Auftrag im ERP-System angelegt wird – die Marktplatz-Aktivitäten also von Beginn an dort gespiegelt werden.

Dadurch wird etwa bestellte Ware gleich für den Kunden reserviert und sichergestellt, dass diese nicht anderweitig verkauft wird, während der Seller auf die finalen Informationen des Marktplatzes wartet.

Auch die nötigen Folgeprozesse wie Lieferung und Rechnungsstellung werden automatisiert angestoßen und laufen dadurch schnell und reibungslos.

Zahlungsabwicklung

Ihre Stärke spielt die ERP-Anbindung auch beim Payment aus – vor allem, wenn ein externer Zahlungsdienstleister im Spiel ist.

Denn dieser kommuniziert meist über eine eigene Transaktionsnummer, sodass für den Offene-Posten-Ausgleich drei Datensätze übereinzubringen sind: die Zahlungstransaktionsnummer, die Transaktionsnummer des Marktplatzes sowie die eigene Auftragsnummer. Manuell wird dies schnell zur Herausforderung, eine automatisierte ERP-Anbindung erledigt das Ganze im Hintergrund.

Wobei Marktplätze heute die Bezahlung meist selbst abwickeln. Doch auch dann bleibt das Thema Payment eine Herausforderung, da Abrechnungsinformationen auf unterschiedliche Weise an die Verkäufer übergeben werden.

Meist lassen sich die Daten über APIs oder FTP-Server abrufen, bei manchen Marktplätzen kommen sie aber auch per Mail. Andere wiederum verlangen, dass sich Verkäufer einloggen und die Files aktiv herunterladen – initiieren also einen manuellen Prozess.

Entlastung für die Buchhaltung

Der automatische Ausgleich der Fakturen schafft meist spürbare Entlastung in der Buchhaltung. Denn je nach Detailgrad der Information kann der manuelle Abgleich der einzelnen Posten sehr zeitaufwändig sein.

Ein Beispiel: Der Marktplatz überweist einem Händler alle 14 Tage die gesammelten Umsätze, parallel zu einer langen Liste mit Produkten, Preisen und Bestellnummern für die Buchhaltung. Da sich ein Produkt besonders gut verkaufte, findet sich mehrere hundert Mal dieselbe Position mit identischem Betrag.

Hier manuell die Auftragsnummer im ERP-System mit der Bestellnummer des Marktplatzes abzugleichen, Zeile für Zeile, wird schnell zur Vollzeitbeschäftigung. Der Überblick wird zusätzlich erschwert durch je nach Marktplatz bereits abgezogene und daher nicht auf der Rechnung ausgewiesene Gebühren.

Retouren

Auch im Fall von Retouren können sich die Prozesse von Marktplatz zu Marktplatz stark unterscheiden.

Teilweise muss der Verkäufer Retouren am Marktplatz ankündigen, andere setzen voraus, dass der Seller mit der Lieferung eine Tracking-ID an den Marktplatz übermittelt, unter welcher dieser die Retouren verwalten kann. Manche sehen die Rückabwicklung aber auch als reine Angelegenheit zwischen Kunde und Verkäufer.

Über eine Automatisierung in Richtung ERP können beispielsweise automatisch Retourentickets an Kunden zurückgespielt werden, ohne dass jemand manuell aktiv werden muss. Derartige Funktionen lassen sich durch Customizing individuell anpassen.

Logistik

Auch die Logistik kann durch Automatisierung unterstützt werden, etwa durch das Zurückspielen von Tracking-IDs an den Marktplatz.

Wobei sich Verkäufer, die in den Marktplatz-Vertrieb einsteigen, hier zunächst eine andere Frage stellen müssen: Ist zum Beispiel ein B2B-Händler, der bislang vor allem größere Lieferungen an Großkunden abwickelte, überhaupt in der Lage, Einzelpakete in eventuell hoher Frequenz an Endkunden zu liefern? Oder muss er diese Leistung eventuell einkaufen?

Das ist dann erst einmal keine IT-, sondern eine Business-Diskussion.

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