Warum Händler ihre ERP-Lösung modernisieren sollten
In Zeiten steigender Kundenerwartungen an eine Omnichannel-Präsenz der Händler werden die Geschäftsprozesse der Unternehmen immer komplexer. Das Enterprise Ressource Planning (ERP) im Backend muss mit diesen Anforderungen mithalten. Dennoch ist State-of-the-Art-Unternehmenssoftware in der Infrastruktur von E-Commerce-Firmen noch wenig verbreitet, sagt Nicole Wehner von Mac IT-Solutions. In einem Gastbeitrag erklärt sie, wie sich Hürden bei der Einführung aus dem Weg räumen lassen.
Jeder dritte Mittelständler nutzt eine veraltete Software
Laut Statista verwenden 35 Prozent der mittelständischen Unternehmen in Deutschland eine ERP-Software, die fünf Jahre oder älter ist und mit der Geschwindigkeit des Onlinehandels von heute nicht Schritt halten kann. Die Zahl der Händler, die ihren Webshop noch gar nicht mit einem Warenwirtschaftssystem integrieren, liegt im Dunkeln, ist aber sicherlich nicht unerheblich.
Um trotz des hohen Wettbewerbs- und Kostendrucks konkurrenzfähig zu bleiben, müssen zahlreiche E-Commerce-Handelsunternehmen dringend aufholen. Denn auch sie können in Zukunft nur erfolgreich sein, wenn sie ihre Prozesse optimieren und automatisieren, die Kundenzentrierung über alle Kanäle hinweg verbessern und Datenanalysen zu ihrem Vorteil nutzen.
Für gesetzliche Anforderungen und Krisen gewappnet
Daneben gilt es, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen und sich in digitaler Weise auf Krisen wie die Corona-Pandemie einzustellen. All dies mit Software-Insellösungen, veralteten Lösungen oder gar manuell zu realisieren, ist kaum möglich.
Vielmehr sind ganzheitliche Systeme gefordert, mit denen sich das gesamte Unternehmen steuern und überwachen lässt.
An dieser Stelle setzen moderne ERP-Systeme an. Sie helfen Handelsunternehmen etwa dabei, ihre Artikel zentral zu verwalten, Lagerbestände zu optimieren, Bestellungen automatisch zu verarbeiten, logistische Prozesse zu verbessern, den POS besser zu verwalten, Kundenbeziehungen gezielt zu managen und alle Verkaufskanäle gleichermaßen mit aktuellen Daten zu versorgen.
Nahtlose Integration
Alle Komponenten lassen sich nahtlos und über mehrere Systeme integrieren. Vor allem für Händler, die auf dem internationalen Markt erfolgreich sein möchten, sind Mehrsprachigkeit und systemübergreifende Funktionen unabdingbar. Zudem sorgen die ERP-Systeme für Transparenz zu aktuellen Vorgängen und wichtigen betriebswirtschaftlichen Fragestellungen.
Mit ihrem durchgängigen Ansatz erwirken die Systeme darüber hinaus eine Reduzierung manueller Eingriffe, eine geringere Fehlerquote, schlankere und schnellere Abläufe sowie Kostensenkungen.
Dass die Händler trotz dieser Vorteile vor der Implementierung einer modernen ERP zurückschrecken, liegt oftmals schlicht am erwarteten Einführungsaufwand.
Individuelle Anforderungen
Handelsunternehmen haben heute die Wahl zwischen zahlreichen ERP-Lösungen. Zudem stehen etliche Branchenlösungen zur Verfügung, die speziell auf die Erfordernisse des Handels zugeschnitten sind und alle notwendigen Module mitbringen – darunter etwa Lagerverwaltung, Auftragsmanagement, Versand, Kasse (POS), CRM und Marketing. Die Kür sind dann omnichannel-fähige Systeme.
Der große Vorteil solcher Branchenlösungen liegt darin, dass wesentlich weniger Anpassungen notwendig sind als bei einem branchenneutralen System. So erfüllt eine branchentaugliche Software im Idealfall schon im Standard einen Großteil der individuellen Anforderungen und ist problemlos skalierbar.
Wer sich also für ein Branchen-ERP entscheidet, hat einen wichtigen Schritt in Richtung eines minimierten Implementierungsaufwands bereits getan. Doch es existieren noch weitere Maßnahmen, mit denen sich die Komplexität der ERP-Einführung minimieren lässt.
Konzentration auf das Wesentliche
Zunächst sollten sich Unternehmen bewusst werden, welches Ziel sie mit der bevorstehenden ERP-Einführung verfolgen. Nur einige Beispiele sind:
- Standardisierung von Prozessen
- Automatisierung von Prozessschritten aufgrund des hohen Mengenvolumens im E-Commerce
- Verbesserung und Flexibilisierung der Verkaufsprozesse inkl. Ticketsystemen
- Kanalübergreifende Synchronisierung von Beständen und Kundendaten
- Optimierung von Lagerbeständen
- Optimierung des Kundenservice
Bereits mit dieser groben Zieldefinition lässt sich die Zahl infrage kommender Lösungen einschränken. Im zweiten Schritt ist es von Bedeutung, gemeinsam mit den Mitarbeitern alle Must-have-Fähigkeiten der ERP-Software zu erarbeiten.
Entscheidung anhand von Uses Cases
Diese „Anforderungsliste“ (das Lastenheft kann dabei für große E-Commerce-Unternehmen wie babymarkt.de oder dress-for-less recht umfangreich sein) kann dann an potenziell geeignete Anbieter übergeben werden.
Wichtig ist jedoch auch, dass die Auswahl des Anbieters nicht nur rein theoretisch erfolgt, sondern auch anhand von Use Cases live in der Lösung bzw. über Kundenreferenzen bewiesen werden kann.
Das System, das den höchsten Abdeckungsgrad der Anforderungen bieten kann, wird sich in der Regel auch am schlanksten implementieren lassen.
Cloud-Lösungen verringern den Einführungsaufwand
Aus technischer Sicht lässt sich der Aufwand einer ERP-Einführung zudem deutlich senken, wenn sich Unternehmen für eine Cloud-Lösung entscheiden. Denn in diesem Fall entfällt die lokale Installation vollständig. Lediglich eine initiale Konfiguration ist notwendig.
Darüber hinaus sorgen vorgefertigte Schnittstellen zu Drittsystemen und Partnern – etwa zu Shopsystemen, Marktplätzen und Versanddienstleistern – für zusätzliche Zeiteinsparungen.
Und wer sich für eine intuitiv zu bedienende Software mit modernen Oberflächen entscheidet, kann auch von einem schnelleren Onboarding der Mitarbeiter ausgehen.
Gastautorin
Nicole Wehner ist seit Oktober 2001 Geschäftsführerin und Chief Marketing Officer bei der MAC IT-Solutions GmbH in Flensburg. Die studierte Betriebswirtin verfügt über langjährige Erfahrung bei der Implemetierung von ERP-Systemen im Omnichannel-Handel.
Alle Beiträge