Dokumentenmanagement hilft gegen Papierflut

Rund 500 Mio. Seiten Papier würden Tag für Tag in deutschen Büros produziert. Experten schätzen, dass Führungskräfte pro Jahr mehr als 150 Stunden mit der Suche nach Dokumenten verbringen.

Kundenorientierung und immer kürzere Produktzyklen zwingen jedoch zu schnellen Entscheidungen. Informationen müssen sofort verfügbar sein. Abhilfe schaffen Dokumentenmanagement-Systeme, durch die Informationen, die früher erst nach Stunden auftauchten, innerhalb von Sekunden zur Verfügung stehen.

Vor allem Banken greifen auf die digitalen Archivsysteme zurück. Seit einigen Monaten führt eine deutsche Großbank die weltweit größte Erfassungsaktion von Papierdokumenten durch. Bankangestellte durchforsten so jeden Monat 75.000 Akten, insgesamt 40 Mio. Seiten Papier. Sie werden von einem geeigneten externen Dienstleister aufbereitet und eingescannt. Schnellstmöglich sollen die Kontounterlagen in Dateien umgewandelt und in ein Archiv integriert sein. Alle Dokumente im Privatkundengeschäft stehen dann als elektronische Kundenakten online für Recherchen zur Verfügung. Dieser enorme Aufwand - Kostenpunkt ein zweistelliger Millionenbetrag - amortisiert sich in weniger als zwei Jahren, berechneten die im Projekt tätigen Experten der Unternehmensberatung.

Allerdings ersetzen auch modernste Dokumentenmanagementsysteme nicht völlig die Zettelwirtschaft in den Büros. Im Gegenteil: Der Papierverbrauch steigt in Deutschland jedes Jahr um 20%. Routineprozesse werden aber in Zukunft über den Bildschirm abgewickelt - das papierlose Büro wird es nicht geben. Ziel des Dokumentenmanagements ist es nicht, Papier abzuschaffen, sondern Informationen zu kanalisieren und schnell verfügbar zu machen.

Über das klassische Archiv hinaus wird der Einsatz von Dokumentenmanagement-Systemen zunehmend zum Erfolgsfaktor in den Bereichen E-Commerce, Customer Relationship Management und Knowledge Management, die auf einer konsolidierten und integrierten Informationsbasis aufbauen.

Dokumentenmanagement-Lösungen sind fester Bestandteil der allgemeinen IT geworden. Mit Wachstumsraten von bis zu 30% rechnen die Experten von Mummert + Partner. Bis jetzt nutzen erst 20% aller SAP-Kunden elektronische Archive.

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Mummert + Partner Unternehmensberatung
Jörg Forthmann
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