Versteckte Kosten im E-Commerce: 3 Rechnungen, die Händler 2026 unterschätzen

Wer im Onlinehandel kalkuliert, arbeitet mit Annahmen, die sich über Jahre bewährt haben. Eine Retoure kostet Rückversand und Wiedereinlagerung. Fulfillment kostet einen weitgehend stabilen Betrag pro Bestellung. Und Kleinsendungen unter 150 Euro aus Nicht-EU-Staaten sind zollfrei. Alle drei Annahmen sind 2026 zumindest teilweise überholt. 

Dahinter stehen drei unterschiedliche Entwicklungen: neue Vorgaben für den Umgang mit unverkaufter Ware, ein deutlich gestiegener gesetzlicher Mindestlohn in Deutschland und eine seit Juli 2026 geänderte Zollregel für niedrigwertige E-Commerce-Sendungen. Für die Unit Economics eines Händlers können sich diese Veränderungen an drei unterschiedlichen Stellen bemerkbar machen, auch wenn keine davon als eigene Rechnungsposition mit der Überschrift „Kostensteigerung 2026“ auftaucht.

Die Retoure ist kein Rückversand-Problem

Die gängige Kalkulationsannahme lautet: Eine Retoure kostet Rückversand plus Handling bei der Wiedereinlagerung. Tatsächlich kann die Kostenrechnung danach erst richtig beginnen.

Ein zurückgesendeter Artikel muss geprüft werden: Ist er vollständig, unbeschädigt und noch als Neuware verkaufsfähig? Anschließend folgt häufig ein Grading, also die Einstufung etwa als A-Ware, B-Ware oder nicht unmittelbar wiederverkaufsfähige Ware. Produkte, die nicht mehr als A-Ware durchgehen, müssen gegebenenfalls gereinigt, aufbereitet, neu verpackt oder über B-Ware- und Resale-Kanäle vermarktet werden. Jede dieser Stationen kostet Zeit und Personal. Gleichzeitig kann der erzielbare Verkaufspreis sinken.

Für große Unternehmen in bestimmten Produktkategorien kommt seit diesem Sommer eine regulatorische Dimension hinzu. Seit dem 19. Juli 2026 verbietet die EU-Verordnung über Ökodesign für nachhaltige Produkte grundsätzlich die Vernichtung bestimmter unverkaufter Verbraucherprodukte. Erfasst sind derzeit insbesondere Bekleidung einschließlich Bekleidungszubehör und Kopfbedeckungen sowie Schuhe. Kleinst- und Kleinunternehmen sind von diesem Verbot ausgenommen, für mittlere Unternehmen greift es ab dem 19. Juli 2030. Für die betroffenen großen Unternehmen ist Vernichtung nur noch in definierten Ausnahmefällen zulässig.

Dabei ist „Vernichtung“ weiter gefasst, als der Begriff zunächst vermuten lässt. Die Verordnung zählt dazu auch Recycling, sonstige Verwertung und Beseitigung. Vorbereitung zur Wiederverwendung, einschließlich Refurbishment und Remanufacturing, gilt dagegen nicht als Vernichtung. Für betroffene Händler gewinnen damit Prozesse an Bedeutung, die möglichst viel Ware wieder in eine wirtschaftlich nutzbare Form bringen.

Wie relevant das Thema bei Retouren ist, zeigt ein im Juli 2026 veröffentlichter Forschungsbericht der Forschungsgruppe Retourenmanagement und des Öko-Instituts im Auftrag des Umweltbundesamts. Bei geschätzten rund 550 Millionen Retourenpaketen pro Jahr und durchschnittlich etwa 2,5 Artikelpositionen pro Paket kommt die Forschungsgruppe auf rund 18 Millionen entsorgte retournierte Artikel.

Die zugrunde liegenden Entsorgungsquoten von 1,3 Prozent im DACH-Raum und 3,0 Prozent im übrigen Europa stammen dabei nicht aus einer neuen Erhebung des Jahres 2026, sondern aus früheren Studien, unter anderem einer EUROM-Befragung von 411 Onlinehändlern zu ihrer eigenen Entsorgungspraxis. Auch die häufig zitierte Einschätzung, dass etwa die Hälfte der entsorgten Ware zum Entsorgungszeitpunkt noch gebrauchstauglich war, basiert auf früheren Erhebungen.

Für die Kalkulation heißt das: Der unterschätzte Kostenblock liegt nicht allein im Rückversand. Er entsteht auch bei Prüfung, Grading, Aufbereitung, Wiederverkauf und dem möglichen Wertverlust eines Artikels. Für einen Teil der Händler kommt seit Juli hinzu, dass der Umgang mit nicht wiederverkaufter Ware stärker regulatorisch vorgegeben ist. Wer Retourenkosten nur als Versand plus Wiedereinlagerung kalkuliert, übersieht damit einen relevanten Teil der tatsächlichen Reverse-Logistics-Kosten.

Fulfillmentpreise stehen unter Lohndruck

Die zweite Annahme betrifft die Fulfillment-Kalkulation selbst. Viele Händler planen mit einem mehr oder weniger stabilen Betrag pro Bestellung, entweder kalkuliert für das eigene Lager oder verhandelt mit einem Fulfillment-Dienstleister.

Was in dieser Rechnung selten als eigene Position auftaucht, sind die dahinterliegenden Personalkosten. Fulfillment wird meist als Prozessleistung eingekauft: pro Pick, Paket, Wareneingang oder Retoure. Veränderungen bei den Lohnkosten erscheinen deshalb beim Händler nicht automatisch als eigene Position.

Seit dem 1. Januar 2026 beträgt der allgemeine gesetzliche Mindestlohn in Deutschland 13,90 Euro brutto pro Stunde, nach 12,82 Euro im Jahr 2025. Zum 1. Januar 2027 steigt er bereits auf 14,60 Euro. Das entspricht zunächst einer Erhöhung um 8,42 Prozent und über beide Schritte hinweg einem Anstieg von 13,88 Prozent gegenüber 2025.

Für Fulfillment-Dienstleister mit Beschäftigten im Mindestlohnbereich oder mit Lohnstrukturen nahe daran erhöht diese Entwicklung den Kostendruck. Das bedeutet nicht, dass Fulfillmentpreise automatisch im gleichen Verhältnis steigen. Tatsächliche Auswirkungen hängen unter anderem vom bestehenden Lohnniveau, der Produktivität, dem Automatisierungsgrad und der Personalstruktur eines Standorts ab.

Besonders relevant ist die Entwicklung dennoch für personalintensive Prozesse wie Wareneingang, Kommissionierung, Retourenbearbeitung, Value Added Services oder Sonderhandling. Werden höhere Personalkosten an Kunden weitergegeben, können sie sich auf mehrere Preispositionen einer Fulfillment-Rechnung verteilen, statt als einzelner Lohnkostenaufschlag aufzutauchen.

Wie stark selbst kleine Preisänderungen wirken können, zeigt eine einfache Szenariorechnung: Steigen die Fulfillmentkosten beispielsweise um 0,15 Euro pro Bestellung, bedeuten 100.000 Bestellungen zusätzliche Kosten von 15.000 Euro pro Jahr. Bei 500.000 Bestellungen sind es bereits 75.000 Euro. Die 15 Cent sind dabei keine aus der Mindestlohnerhöhung abgeleitete Prognose, sondern ein Rechenbeispiel. Der entscheidende Punkt ist das Volumen: Schon kleine Veränderungen der Prozesskosten können bei sechsstelligen Orderzahlen einen erheblichen Einfluss auf den Deckungsbeitrag haben.

Für Händler folgt daraus, Fulfillmentkosten regelmäßig zu überprüfen, statt einen einmal vereinbarten Preis pro Bestellung dauerhaft als Fixgröße zu behandeln. Der Margendruck entsteht hier nicht unbedingt durch eine große neue Gebühr, sondern möglicherweise durch mehrere kleine Preisänderungen, die sich erst im Kontext des eigenen Bestellvolumens zu einer relevanten Summe addieren.

Die Zollbefreiung ist schon weg

Die dritte Annahme betrifft insbesondere den grenzüberschreitenden E-Commerce mit niedrigwertigen Waren aus Nicht-EU-Staaten: Sendungen mit einem Warenwert bis 150 Euro konnten bislang grundsätzlich von einer Zollbefreiung profitieren. Diese Regel ist seit dem 1. Juli 2026 Geschichte.

Seitdem gilt als Übergangslösung ein pauschaler Zoll von 3 Euro für niedrigwertige Sendungen bis 150 Euro, die unter die entsprechende E-Commerce-Regelung fallen. Die EU-Kommission beschreibt die Maßnahme als temporären Zoll auf Low-Value-Imports aus Drittstaaten. Die bisherige Zollbefreiung galt nur noch bis zum 30. Juni 2026.

Entscheidend für Händler ist dabei, den Anwendungsbereich nicht mit jedem beliebigen Import unter 150 Euro gleichzusetzen. Die Regel ist auf niedrigwertige E-Commerce- beziehungsweise Fernabsatzsendungen aus Drittstaaten zugeschnitten. Sie bedeutet nicht, dass jeder B2B-Import von Vorprodukten, Samples oder anderen Waren unterhalb von 150 Euro pauschal nach demselben Schema behandelt wird.

Für Händler, Plattformen und Geschäftsmodelle, bei denen niedrigwertige Waren im grenzüberschreitenden E-Commerce direkt aus Drittstaaten in die EU gelangen, ändert sich die Kalkulation dagegen unmittelbar. Was bis Ende Juni grundsätzlich mit einer Zollbefreiung kalkuliert werden konnte, verursacht seit Juli zusätzliche Landed Costs.

Die seit Juli geltende Regel ist zudem nur eine Übergangslösung. Der pauschale 3-Euro-Zoll soll bis zum 1. Juli 2028 gelten. Danach sollen wieder reguläre, vom jeweiligen Produkt abhängige Zollsätze angewendet werden.

Parallel dazu läuft die umfassendere Reform der EU-Zollunion. Auf deren Architektur haben sich das Europäische Parlament und der Rat am 26. März 2026 politisch geeinigt. Ein Kernstück ist der neue EU Customs Data Hub, über den Unternehmen künftig zentral mit den Zollbehörden interagieren sollen. Für E-Commerce-Waren soll dieser Hub nach der politischen Einigung zum 1. Juli 2028 operativ werden.

Für die Kalkulation heißt das: Eine jahrelang gültige Annahme ist bereits seit Juli 2026 hinfällig. Niedrigwertige E-Commerce-Sendungen aus Drittstaaten lassen sich nicht mehr pauschal mit null Zoll kalkulieren. Gleichzeitig sollten Händler nicht den Fehler machen, die derzeitige 3-Euro-Übergangslösung einfach als dauerhaftes neues Zollsystem zu betrachten. Die nächste Veränderung ist bereits für 2028 vorgesehen.

Drei Annahmen, ein Muster

Alle drei Beispiele folgen einem gemeinsamen Muster, obwohl die Mechanismen dahinter unterschiedlich sind.

Bei Retouren reicht es nicht, Rückversand und Wiedereinlagerung zu kalkulieren. Prüfung, Grading, Aufbereitung und Wertverlust gehören ebenfalls in die Rechnung. Für große Unternehmen bestimmter Fashion-Kategorien hat sich der regulatorische Rahmen seit Juli zusätzlich verändert.

Beim Fulfillment ist der allgemeine gesetzliche Mindestlohn 2026 deutlich gestiegen und die nächste Erhöhung für 2027 bereits festgelegt. Das führt nicht automatisch zu einer bestimmten Fulfillment-Preiserhöhung, erhöht aber den Kostendruck bei personalintensiven Prozessen.

Beim grenzüberschreitenden E-Commerce ist die Zollbefreiung für niedrigwertige Sendungen bereits weggefallen. Seit Juli gilt eine Übergangsregel, während die nächste Stufe der europäischen Zollreform für 2028 vorbereitet wird.

Für Händler folgt daraus eine einfache Konsequenz: Unit Economics sind keine statische Excel-Datei. Wer mit Kostenannahmen arbeitet, die vor zwei oder drei Jahren einmal richtig waren, kann heute an mehreren Stellen danebenliegen.

Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht nur: Was kostet Einkauf, Versand und
Marketing?

Sondern auch: Was kostet eine Retoure wirklich, wie entwickelt sich der Preis eines personalintensiven Fulfillment-Prozesses und welche Annahmen stecken in den Landed Costs eines grenzüberschreitenden Geschäftsmodells?

Gerade bei hohen Bestellvolumina entscheiden oft nicht die großen, offensichtlichen Kostenblöcke über die Marge, sondern die kleinen Annahmen in der Kalkulation, die niemand mehr hinterfragt.